איך בוחרים מערכת CRM לניהול העסק בעידן הטכנולוגי


C
ustomer
Relationship
Management

כבר מזמן לא רק לניהול הלקוחות

כשניגשים לחפש מערכת CRM צריך קודם כל להפסיק לחפש מערכת CRM, הכלל הראשון בחיפוש מענה לצורך הוא להתמקד בצורך ולא בפיתרון שחושבים שיענה על הצורך. בעלי עסקים לא באמת מחפשים מערכות CRM, הם מחפשים פתרונות לנושאים ובעיות שונות שצצות בניהול העסק שלהם והרבה פעמים ייפנו ישירות לספק של מערכת כלשהי אשר יתאים לו את מה שמתאים לו וכאן בעצם, כל הבעיה מתחילה.
 

בריף מהיר וקצת רקע היסטורי

  • ארגוני ענק של פעם יצרו מערכות ענק לניהול הפעילות שלהם, כן, לא ממש הייתה ברירה ומישהו היה צריך לעשות סדר בבלאגן.
  • עם השנים, גם העסקים הקטנים הבינו שהם צריכים משירותים אלו אשר לא היו יכולים להיות בהישג ידם בגלל התקציב העצום שזה דורש.
  • עם הצורך נוצרו גם מגוון פתרונות לניהול עסקים במערכות כאלו ואחרות שהציעו שירות גם לעסקים קטנים ובינוניים. מלא, יותר מאלף והפסקנו לספור שם.
  • רוב הפתרונות שקמו לעסקים אלו כללו מגוון יכולות בסיסיות וכמה הרחבות, מה שהגביל את עסקים אלו.
  • אלו שרצו להתקדם ולהשתמש במערכות הללו לשימושים יותר נרחבים, נתקלו בסירוב או בהצעת מחיר עם מספרים לא הגיוניים, כאלו שמנעו את המשך התקדמותם בהטמעת המערכת.
  • בחלק מהמקרים העסקים כן הצליחו למצוא את עמק השווה, לשנות את ההרגלים שלהם ולהתאים עצמם ליכולות של מערכת זו או אחרת, משום שאין היא מתאימה לצרכיהם אך אין מה לעשות, זה מה שיש.
  • כשרוצים להתקדם למערכות יותר מתקדמות שישלימו את הצרכים החסרים בעסק, נתקלים לרוב במערכות יקרות הדורשות תשתית חזקה שעולה מאות אלפי שקלים להטעה יסודית, או כל מיני פתרונות נישתיים שגם הם, ברוב המקרים בנויים לפי צרכי השוק הכלליים ו/או לא מספקים את השירות המשלים שיאפשר את הטמעת המערכת בצורה באמת מלאה.

 
כישלון בהטמעת מערכת שכזו בעסק, לא רק מבזבז זמן יקר וכסף עם פסיקים.
כישלון בהטמעת מערכת שכזו בעסק, פוגע גם במוטיבציה, הן של העובדים אשר רואים שנכשלים בשעת הניסיון לעשות סדר בעסק והמנהלים שמותשים מעבודה מפרכת, לשווא.

לעומת זאת,

הצלחה בפרויקט שכזה עושה הרבה דברים טובים לעסק


 
  • קודם כל, גורמת לעובדים לחוש שמשקיעים בהם ובסביבת העבודה שלהם.
  • מייצרת מוטיבציה אצל המנהלים והעובדים, לקראת חידוש והתפתחות שעתידה לבוא.
  • מאפשרת לעסק למדוד את הצלחתו ברמת המיקרו ולייעל כל שלב ושלב בתהליכים השונים, גם את אלו שלא ממש הכירו לעומק לפניי.
  • מייצרת יותר וודאות בדרך בה הולך העסק, יותר אינטראקציות עם לקוחות ומתעניינים, מה שלחלוטין מייצר יותר עסקאות.
  • מאפשרת התנהלות מקצועית ביותר מצד העובדים, דבר המציג את העסק כמקצוען, רציני וכאחד שיודע מה הוא עושה.
  • חוסך מלא שעות עבודה לכולם, מוריד מהצוות משימות תיוק ותיעוד, דבר הממקד אותם במקצוע שלהם ובמשימותיהם.
  • מאפשרת התפתחות של העסק בצורה מדעית, לאט לאט המידע מלמד את כולם להגדיל מכירות ולהרחיב את הפעילות.
תחשבו מה זה יכול לעשות לעסק שלכם.

אז, לפניי שיורדים לדבר על פיצ'רים ובוחרים ספק CRM, יש כמה שאלות שחשוב לשאול לפני שיוצאים לדרך

חשוב גם לדעת איך לגשת אליהן, האם מתוך צורך לפיתרון בעיה קיימת או לשם מניעת בעיות נוספות בעתיד?
 


ככל שתקדישו יותר מחשבה (אך לא יותר מדי) בתשובות לשאלות הבאות, רמת ההצלחה בפרויקט הטמעת CRM בעסק שלכם, תעלה.
 
לא בטוח שהעסק שלכם דורש שימוש במערכת CRM, ככל הנראה, לא אחת כזו שמורידים מהאינטרנט. אין ספק שבעידן של היום, כל עסק צריך מערכת כזו או אחרת שתעזור לו להתנהל. יש כאלו שנוח להם לעשות יותר עבודת ידיים ויש כאלו שמשקיעים יותר בטכנולוגיה שתוריד מהם עבודה. השאלה היא אילו אגפים בעסק שלכם דורשים עזרה ניהולית והאם אתם כשרים למשימה.
רוב העסקים הקטנים פונים אל המשימה מתוך מכאוב מסוים אותו רוצים הם לפתור במיידי. בדרך כלל זה קורה כשהפצע מדמם ודרוש טיפול מיידי, אחרת מאבדים מלא דם (כסף). כאן ההבדל בין הגדולים אשר יש להם זמן לתכנן ולייעל את המערכות לקראת, ולא לאחר ש. כאן העסקים הקטנים נכשלים לרוב, רק כשכבר אין ברירה והעסק על סף קריסה הם מטמיעים מערכת שתניע את העניינים.
כשמתכננים את ניהול המערך הנוכחי במערכת CRM, חשוב לדעת לנבא קצת בנוגע לעתיד ולצרכים שעוד יבואו. אם לא תדעו לעשות זאת נכון, הסיכויים שתכשלו על ידי בחירת ספק לא נכון, עולים משמעותית. חשוב לבדוק האם השירות מאפשר לכם להיות באמת גמישים לצרכים שיבואו, או שהמענה לשינויים הולך להיות מייגע, מה שיעצור את התפתחות העסק שלכם. כל הפואנטה להטמעת מערכת שכזו היא ההתפתחות שבאה לאחר מכן, זכרו זאת.
כשמחפשים פתרונות ניהול לעסק, צריך גם לקחת בחשבון שהחיפוש עלול להיות ארוך. מלבד זה, לא תמיד זה זמן נכון להתחיל עם הפרויקט ואם מדברים פתוח, אז כמו כל פרויקט גדול ומפחיד, זה אף פעם לא הזמן הנכון. אין זמן נכון, אם כבר אפשר לשאול כמה כסף מתבזבז בינתיים וכמה ממנו תוכלו לחסוך אם תתחילו את המשימה הזו שעה אחת קודם.
יש כמה דרכים להטמיע מערכת שכזו בעסק.
יש עסקים ששוכרים מישהו חיצוני לזה, חלק מכשירים את אחד העובדים הקיימים, חלק מגייסים עובד לטובת הפרויקט וחלק חושבים שניתן יהיה באמת להירשם לאיזו מערכת חינמית/זולה מהאינטרנט ובפשטות להגדיר את זה, ושזה באמת יעבוד.
אם תשאלו אותנו, כדי שזה באמת יעבוד, גם בעסק קטן צריך לקחת בחשבון את המשאבים הבאים:
ניתוח הצרכים וחיפוש פיתרון עם אחוזי התאמה גבוהים.
בחירת הספק המתאים ואפיון מלא של דרישות הפרוייקט.
נוכחות וזמינות לעניינים השוטפים שיהיו בתהליך הקמת המערכת (ויהיו).
ליווי העסק והעובדים כדי להטמיע את המערכת ואת שיטות הניהול החדשות ב-DNA של החברה.
דמות שתנהל את המערכת, תרכז את הנושאים לטיפול ולשינוי, תנהל את העבודה מול ספק הCRM ותייעל עמו את התהליכים עוד ועוד.
בכל עסק, גם אם לא בכובעים האלו ובצורה הזו, כל המשאבים האלו ממומשים איכשהו, אך לרוב לא במלואם ולא מספיק, מה שמונע את ההתקדמות האמיתית שאמורה לבוא עם הטמעת מערכת שכזו בעסק וחבל מאוד.
השאלה הקשה מכולן, בשביל לקחת כאן החלטה מושכלת שמתבססת על בחינת כל סוגי המערכות והפתרונות הקיימים, כנראה שרק תתבלבלו ולא תצאו מזה. יש כאלו שעושים השוואה והצלבה באקסל - של מה שהם מצאו בעמוד הראשון בגוגל ודברים דומים, יש כאלו שהולכים עם הבטן, יש כאלו שלוקחים יועץ חיצוני, יש כאלו שמפילים את התיק על עובד פנימי, יש כאלו שמתייאשים ולא בוחרים כלום, נשארים עם מה שיש כי זה יותר בטוח מחוסר הוודאות הזו שבאה עם חיפוש הפיתרון המושלם, אולי בכלל אין?

אז אם כבר מחפשים אז חשוב לבדוק את הדברים הבאים:

החיבור והתקשורת עם הספק - חשוב.
קשת המענה שלו לדרישות העסק הקיימות + הערך המוסף שהוא מביא.
השירות שהוא מציע לכם, אם זה בהגדרת המערכת או בליווי והתמיכה.
המקצועיות שהוא מפגין והיכולות הקיימות של המערכת שהוא מציע לכם.
גמישות השירות והשינויים של המערכת.
כמה עמוק יכולה לרדת המערכת בשיפור הביצועים, וכמה זה באמת מייעל את התהליכים המיוחלים.
צריך לדעת למדוד את זה ולהבין מתוך זה, מיהו הספק שהכי מתאים לצרכי העסק כעת וגם בעתיד.
החלק הכי חשוב בעסק זה הלקוחות, לכן לרוב נוטים לרוץ ולהטמיע את המערכת בחלק שמנהל אותם.
נכון, זו מהות המערכת אך לא רק ולא חייב להיכנס ישר שם ובכל הכוח.
יש עסקים שמכניסים את זה ראשית למכירות, לשירות, לגיוס כוח האדם או בכלל לצרכיי מדידת שיחות טלפון מקמפיינים שונים ובכלל.
העיקר זה לדעת להיכן עוד ניתן להתפתח ולפתח את השירות כך שלא תמצאו את עצמיכם מחליפים ספק כל שנה שנתיים, זה עוד יותר פוגם בעבודה.

עסקים רבים מוצאים את עצמם עמוסים בשוטף ולא מצליחים לרדת לשרש העניין ולהחליט מתוך שיקול מעמיק במיוחד. זה באמת חשוב לדעת לעצור רגע לפניי שקופצים לים סוער אך חשוב גם לדעת איך לתקוף את הדברים. מעטים העסקים שיכולים להרשות לעצמם להעסיק עובד לניהול מערך הCRM שיוטמע לו לאט לאט בעסק אז הם משתמשים בשירותים זולים עם יכולות בסיסיות או שהם בכלל לא מודעים ליכולות הקיימות ולאפשרויות הטכנולוגיות שיכולות לעזור להם.
אז אם אתם רוצים מערכת CRM שלא רק מתאימה לעסק שלכם אלא גם מעניקה שירות מקיף להמשך הדרך והרחבת היכולות, קחו איתכם מחשבון וכמה דפים, תכינו כמה קפה שצריך ותשבו לנתח את העסק שלכם לעומק, הבעיות, המשאבים, השאיפות, היכולות וה-Road-Map, מהם הצרכים של העסק ומהן הדרכים הכי פשוטות לפתור אותן בצורה שתעזור לעסק להתפתח גם מחר.

רוצים שנעזור לכם לבחון את כשירות העסק להטמעת מערכת CRM ברמה גבוהה, במחיר הוגן עם שירות נהדר להמשך הדרך?

מלאו את הפרטים בטופס הבא ונהיה בקשר בנוגע לזה, בנוסף, לאחר ההרשמה מיד תקבלו מאיתנו מייל תודה עם שאלון מעמיק בעזרתו תוכלו לנתח בפשטות את צרכי העסק, כדי שתוכלו לעשות סדר מהיר ופשוט בבלאגן, זה יוכל לקצר לנו את ההליך ולחסוך לנו זמן בכל החלק הראשון והכי חשוב, התכנון והאפיון.

לאחר שתשלימו את המענה ותארזו לנו את הפרטים, נוכל להעריך בעבורכם את ההשקעה הנדרשת להרמת העסק שלכם לרמת ביצועים גבוהה מאי פעם.

אם לא אז אנחנו נעשה זאת בשבילכם, בהצלחה מראש! אתם כבר בידיים טובות:

תאשרו בבקשה כדי שנוכל להיות בקשר